Dit artikel is bedoeld om je te helpen bij het organiseren van succesvolle groepsreizen; of je nieuw bent bij het organiseren van groepsreizen of gewoon je ervaringen wilt verbeteren. Het is gericht op een verscheidenheid aan mensen in gedachten. U kunt een toegewezen lid van het reiscomité zijn, sociaal secretaris, clubvoorzitter; of misschien bent u een manager die is gevraagd om een ​​zakenreis te organiseren. U kunt ook een getuige zijn die een vrijgezellenfeest organiseert of gewoon een vakantie organiseert voor een grote groep vrienden.

Waar te beginnen
Als je nog niet eerder groepsreizen hebt georganiseerd, denk je waarschijnlijk waar moet ik beginnen? Als je al eerder groepsreizen hebt georganiseerd en het ging niet zo soepel, zou je je moeten afvragen – waar had ik de vorige keer moeten beginnen?

Het eerste dat u moet beslissen, is wie waarvoor verantwoordelijk is, ervoor zorgen dat die rollen duidelijk zijn gedefinieerd en dat de personen hun verantwoordelijkheden begrijpen. Het aantal mensen dat betrokken moet zijn bij het organiseren van groepsreizen is afhankelijk van uw groep en bestemming. Voor kleine en informele groepen kun je besluiten dat je alle taken op je neemt. Voor grote en meer formele groepen is het vaak het beste om taken aan meerdere mensen toe te wijzen.

Je zou moeten overwegen:

Wie wordt verantwoordelijk voor het inzamelen van geld?
Voor sport- of podiumkunstengroepen – wie zorgt voor uitrusting en kleding?
Wie zal de tour aan uw groep verkopen en hen overtuigen om te gaan.
Wie zal uw groep organiseren – zorg ervoor dat ze allemaal een up-to-date paspoort hebben, organiseer kamerlijsten en voer alle andere administratie uit die gedaan moet worden.
Fondsenwerving – indien nodig
Idee brainstormen
Als je eenmaal een beslissing hebt genomen over deze verantwoordelijkheden, moet je met een aantal algemene ideeën komen over waar je groep heen moet gaan en wat ze moeten doen. In sommige gevallen zal dit gemakkelijk zijn omdat andere factoren dit al van tevoren hebben bepaald. Ben je een sportgroep en organiseer je een reis voor een sporttoernooi, dan staat je bestemming en hoofdactiviteit al vast. In deze situatie moet u overwegen welke andere activiteiten u ook zou willen doen om het meeste uit uw reis te halen.
In veel gevallen zal brainstormen een veel ingewikkelder proces zijn. Als je een muziekgroep bent die op tournee wil gaan, dan zijn de opties bijna eindeloos met betrekking tot bestemmingen, concerten en routes.

U zult waarschijnlijk wat onderzoek moeten doen naar ideeën voor uw groep en het brainstormproces kan enkele weken duren. Vraag eens wat ideeën aan bij de experts! Er zijn een aantal professionele organisatoren van groepsreizen die vol ideeën zitten en waarschijnlijk al eerder iets soortgelijks hebben gedaan. Contact opnemen met een professionele groepsorganisator kost u niets en stelt u in staat om hun hersens te kraken. Een aantal organisatoren van groepsreizen bieden ook een grote verzameling kant-en-klare reisroutes op hun websites. Mogelijk kunt u een van deze rechtstreeks nemen of aanpassen aan uw behoeften. U kunt ook onderzoek doen naar bestemmingen op het web door websites zoals ‘Trip Adviser’ of ‘In Europa’ te gebruiken om ideeën op te doen. Als u in Groot-Brittannië reist, gebruik dan bezoek Groot-Brittannië. Dit is een geweldige website met veel nuttige informatie. Naast de bestemming en reisroutes moet je nadenken over de geschatte reisdatum, waarschijnlijke aantallen, accommodatietype en extra excursies die je misschien wilt doen.

Begroting
Het budget van een groep is erg belangrijk. Als u een te dure reis of vakantie maakt, kan niemand van uw groep komen. Evenzo, als u het budget zo laag instelt, komt u terecht in een accommodatie waar niemand wil blijven, wat hen opnieuw kan afschrikken om te komen.

U moet een prijsklasse overeenkomen waarvan u denkt dat uw groep het zich kan veroorloven en op basis daarvan uw reis samenstellen. Als je een week op tournee naar Europa wilt gaan, maar je realiseert je dat je groep zich realistisch gezien maar £ 100 per stuk kan veroorloven, dan moet je overwegen geld in te zamelen of je tour aan te passen in termen van tijdsduur, bestemming of reisschema.

Onthoud dat elke groep een rondleiding kan betalen, er is gewoon de juiste hoeveelheid planning, creativiteit en voorbereiding voor nodig. Sommige leden kunnen een bijzonder moeilijke economische achtergrond hebben. U kunt overwegen deze leden te subsidiëren uit de clubfondsen en fondsenwerving. Sommige mensen zijn misschien ook bereid om meer te betalen om de kosten voor anderen te verlagen. Je moet ook rekening houden met vrije plaatsen voor jezelf. Bij de meeste groepsboekingen zou je een gratis hotelbed moeten kunnen krijgen voor elke 25 leden van de groep, hoewel de busprijzen normaal gesproken niet worden beïnvloed.

Je groep bij elkaar brengen
De eerste stap is om mensen te overtuigen om op uw groepsreis te gaan. Er zijn drie belangrijke factoren die dit bepalen. Spreekt de reis hen aan, is het voor een prijs die ze zich kunnen veroorloven en hoe charismatisch ben je in het verkopen van het idee! Als je deze drie dingen goed kunt krijgen, zou het geen probleem moeten zijn om het grootste deel van je groep op reis te krijgen.